Ab 2017: Heilmittelverordnung mit zertifizierter Software

Ob Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie: Wer zur Verordnung von Heilmitteln sein Praxisverwaltungssystem (PVS) nutzt, darf ab 1. Januar 2017 nur noch zertifizierte Software verwenden.

Die neue Software soll Ärzte bei der korrekten Verordnung von Heilmitteln unterstützen. Denn die vielen und teils komplexen Regelungen sind schwer überschaubar. Ungenauigkeiten oder Fehler beim Ausstellen der Verordnung können die Folge sein. Und so kommt es immer wieder zu Rückfragen von Therapeuten in der Praxis. Denn diese müssen die Heilmittelverordnung auf Richtigkeit prüfen, da anderenfalls die Krankenkassen ihre Leistung nicht vergüten („Retaxierung“).

Verordnungen nur mit zertifizierter Software

Der Gesetzgeber hat deshalb festgelegt, dass Ärzte ab 2017 eine zertifizierte Verordnungssoftware nutzen müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle verwendeten Softwareprodukte die Informationen enthalten, die Ärzte für eine korrekte Verordnung benötigen.

Hinweis: Die Neuregelung gilt bundesweit für alle Ärzte, die Heilmittel mittels Praxissoftware verordnen. Wer Vordrucke per Hand ausfüllt, weil er nur sehr wenige Heilmittelverordnungen ausstellt, kann dies auch weiterhin tun.

Das bietet die zertifizierte Software

Die zertifizierte Software soll das Ausstellen einer Heilmittelverordnung erleichtern und den Verordnungsprozess insgesamt sicherer machen. KBV und GKV-Spitzenverband haben dazu Anforderungen definiert und festgelegt, welche Informationen und Funktionen die Software bieten muss:

• Die Verordnungssoftware enthält alle Informationen der Heilmittel-Richtlinie inklusive des Heilmittelkatalogs – und zwar immer auf dem aktuellen Stand.
• Die Software prüft die Plausibilität der eingegebenen Verordnungsdaten und gibt dem verordnenden Arzt einen Hinweis, wenn das Formular unvollständig ist. Zudem erhält der Arzt Hinweise, wenn beispielsweise die eingegebene Verordnungsmenge zu hoch ist oder bei einer Verordnung außerhalb des Regelfalls die medizinische Begründung fehlt.
• Dem Arzt wird verbindlich angezeigt, wenn die Verordnung einen besonderen Verordnungsbedarf (Praxisbesonderheiten) oder langfristigen Heilmittelbedarf begründet. So gleicht die Software den oder die eingegebenen ICD-10-Kode/s mit dem eingegebenen Indikationsschlüssel und gegebenenfalls noch mit dem Alter des Patienten oder dem Verordnungszeitraum ab und zeigt an, wenn diese Daten einen besonderen Verordnungsbedarf begründen.

Hinweis: Ein besonderer Verordnungsbedarf und ein langfristiger Heilmittelbedarf schützen den Arzt, weil solche Verordnungen im Falle einer Wirtschaftlichkeitsprüfung aus seinem Verordnungsvolumen herausgerechnet beziehungsweise gar nicht erst berücksichtigt werden.

Hinweise zur Zertifizierung

Mit der Zertifizierung hat der Gesetzgeber die KBV beauftragt. Damit soll sichergestellt werden, dass die über 100 Softwareanbieter gleichermaßen die Anforderungen an die Verordnung von Heilmitteln in ihren Produkten umsetzen. Bislang fehlten einheitliche Standards, die die Umsetzung der komplexen Vorgaben der Heilmittel-Richtlinie in der Software sicherstellen.

Im Zertifizierungsverfahren prüft die KBV, ob die Verordnungssoftware die Anforderungen erfüllt und entsprechend funktioniert. Aspekte wie die grafische Umsetzung werden dabei nicht berücksichtigt.

Ob ein Softwareprodukt für die Heilmittelverordnung zertifiziert ist, können Ärzte über die Zulassungslisten für Praxisverwaltungssysteme erfahren.

Vorteile der zertifizierten Software im Überblick

• Mehr Zeit: Alle Informationen sind elektronisch hinterlegt und schnell verfügbar, langes Suchen im Heilmittelkatalog oder in den Diagnoselisten entfällt.
• Mehr Sicherheit: Die Software unterstützt das korrekte Ausstellen der Verordnungen und weist auf Fehler hin; dies kann gerade für Ärzte hilfreich sein, die nur selten Verordnungen ausstellen.
• Immer aktuell: Durch die Quartalsupdates der Praxisverwaltungssysteme sind alle Informationen immer auf dem aktuellen Stand.
• Alles inklusive: Ob Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie oder Podologie – die Software unterstützt die Verordnung sämtlicher Heilmittel.
• Weniger Rückfragen: Fehlerfreie Heilmittelverordnungen bedeuten weniger Nach- und Rückfragen von Therapeuten in der Arztpraxis.
• Zertifizierung: Die KBV ist eine anerkannte und verlässliche Zertifizierungsstelle für Softwareprodukte im vertragsärztlichen Bereich, von ihr werden unter anderem auch die Abrechnungssoftware und die Arzneimittelverordnungssoftware zertifiziert.