eRezept-Serie Teil 8: Komfortsignatur in der Praxis einrichten

16.11.2023 - Ein wesentlicher Teil des elektronischen Rezepts ist die digitale Unterschrift. Die Komfortsignatur kann den Prozess beschleunigen und vereinfachen. Wie Praxen diese einrichten können und was dabei zu beachten ist, damit befasst sich der achte Teil der PraxisNachrichten-Serie zum eRezept.

Das elektronische Rezept (eRezept) unterschreiben Ärztinnen und Ärzte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Dafür stehen ihnen neben der Einzelsignatur die Stapel- und die Komfortsignatur zur Verfügung. Für eRezepte empfiehlt es sich, die Komfortsignatur zu nutzen, da diese oft sofort – und nicht erst gesammelt, beispielsweise am Abend – signiert werden müssen.

Eine PIN-Eingabe ermöglicht 250 Signaturen

Für die Komfortsignatur steckt die Ärztin oder der Arzt den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) einmal am Tag, zum Beispiel zu Sprechstundenbeginn, in das Kartenlesegerät. Mit der Eingabe der Signatur-PIN aktivieren sie die Komfortsignatur. Nun können sie innerhalb von 24 Stunden nach und nach bis zu 250 eRezepte oder andere Dokumente signieren – ohne jedes Mal die PIN eingeben zu müssen. Der eHBA bleibt die gesamte Zeit im Lesegerät.

Die Fachärztin für Allgemeinmedizin Annette Rennert aus Dortmund hat damit gute Erfahrungen gemacht. „Wir schalten morgens die Komfortsignatur frei und haben dann 250 Signaturen. Die reichen in der Regel. Es ist selten, dass wir da etwas nachschalten müssen. Damit kommen wir gut klar“, berichtet sie den PraxisNachrichten in einem Video.

Das Kartenlesegerät, in dem der eHBA steckt, muss dabei nicht am jeweiligen Arbeitsplatz stehen. Über die sogenannte Remote-Funktion kann die Ärztin oder der Arzt mit jedem verbundenen Praxisrechner eRezepte oder andere Dokumente signieren.

Einrichten der Komfortsignatur

Um die Komfortsignatur nutzen zu können, benötigen Praxen mindestens zwei Kartenlesegeräte – am Empfang für die Gesundheitskarten der Patientinnen und Patienten und in einem geschützten Bereich für den eHBA. Wie viele Kartenlesegeräte die Praxis braucht, ist unter anderem abhängig von der Anzahl der dort tätigen Ärztinnen und Ärzte: Jedes Kartenlesegerät hat zwei Kartenslots. Entsprechend können zwei eHBA pro Gerät gesteckt werden. Außerdem ist mindestens ein Konnektor mit Komfortsignaturfunktion (PTV4+) notwendig.

Die Funktion muss sowohl im Konnektor als auch im Praxisverwaltungssystem (PVS) freigeschaltet werden. Praxen sollten sich dafür an ihren Dienstleister vor Ort (DVO) oder ihren PVS-Anbieter wenden. In der Praxis von Prof. Charles Christian Adarkwah, Facharzt für Allgemeinmedizin in Kreuztal, war das nach seinen Aussagen im Video einfach: „Wir haben unserem Softwareanbieter gesagt, dass wir die Komfortsignatur nutzen wollen. Die Firma hat sich per Remote auf unseren Server geschaltet, das eingerichtet und das war dann nach ein paar Minuten fertig. Das habe ich nicht als großen Aufwand empfunden. Es war weniger Aufwand, als einen neuen Drucker einzubinden.“

Aufbau der Remote-Funktion für die Komfortsignatur

Praxen sollten gut überlegen, wie und an welchen Plätzen sie die Komfortsignatur nutzen möchten und wo die Kartenlesegeräte mit den eHBA stehen. Das empfiehlt Dr. Jan Sulzer, Facharzt für Allgemeinmedizin aus Jork. Der Aufbau der Remote-Struktur für die Komfortsignatur sei für ihn die schwierigste Sache, wenn mehrere Ärzte jeweils mehrere Arbeitsplätze nutzten, berichtet er in einem Video.

„Welche Arbeitsplätze sind jetzt sinnvoll mit der Remote-Konsole verbunden? Das ist etwas, was sich gerade ändert, weil das für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anders notwendig war und auch gewachsen ist mit der Zeit“, sagt Sulzer und fügt hinzu: „Deswegen werden wir uns nochmal hinsetzen und überlegen, was geändert werden muss.“

Personalisierte Zugänge an den Praxis-Arbeitsplätzen

Grundvoraussetzung für eine sichere Arbeitsweise jeder Praxis ist, dass für jeden Mitarbeitenden ein personenbezogener Login im PVS existiert. Für die Nutzung der Komfortsignatur ist dieser Punkt essenziell. Die Komfortsignatur, die ein Arzt mit seinem eHBA aktiviert, ist mit dem dazugehörigen Login im PVS gekoppelt. Mit einem Wechsel des Sprechzimmers wechselt die Möglichkeit zur Komfortsignatur mit.

„In unserem PVS – und eigentlich sollte es in allen PVS so sein –meldet sich hier jeder mit seinem eigenen Account an. Der Arzt-Account erkennt, dass ich meine Komfortsignatur morgens freigeschaltet habe und dann ist es egal, in welchem Zimmer ich bin. Ich melde mich dort am PC an und in dem Moment ist meine Komfortsignatur frei. Das ist technisch kein Problem“, sagt Rennert.

Praxen, in denen alle Mitarbeitenden bislang denselben Praxis-Zugang nutzen, sollten auf personalisierte Zugänge umstellen. Dann können alle Personen mit ihrem persönlichen Zugang Rezepte entweder vorbereiten (MFA) oder auch signieren (nur der Arzt). Jeder Arzt signiert mit seinem persönlichen eHBA und trägt für diese Verordnungen die Verantwortung.

Vorgehen, wenn die Signatur zu lange dauert

Auch wenn in vielen Praxen das elektronische Signieren unkompliziert verläuft, hört die KBV immer wieder von Fällen, in denen die Signatur sehr lange dauert und das PVS während des Signiervorgangs für andere Tätigkeiten gesperrt ist. Wenn die Signierdauer als problematisch empfunden wird, können Praxen zunächst messen, wie lange der Signiervorgang genau dauert. Da das erste Signieren nach dem Stecken des eHBA häufig länger dauert – hier laufen im Hintergrund einmalig bestimmte technische Vorgänge ab – sollte erst ab dem zweiten Rezept gemessen werden. Der Signiervorgang beginnt, wenn Ärztin oder Arzt im PVS auf den entsprechenden Button, etwa „Signieren und versenden“ klickt.

Benötigt das PVS für das Signieren von drei vorbereiteten und in der Signierliste abgelegten eRezepten mit der Komfortsignatur länger als 20 Sekunden, sollte das optimiert werden. Die Praxis sollte zunächst prüfen, ob die Komfortsignatur wirklich eingerichtet ist (siehe oben) und ob alle verfügbaren PVS-Updates installiert sind.

In vielen PVS kann zudem die Anzahl der Klicks reduziert werden, indem die Default-Einstellungen angepasst werden. Praxen können dazu Informationen ihres PVS-Herstellers nutzen. Weiterhin sollten Praxen sowohl die Hardwareempfehlungen für das PVS als auch die Aktualität ihres Betriebssystems prüfen.

Bringen alle diese Maßnahmen keine Verbesserung, sollten sich Praxen zunächst an ihren DVO oder PVS-Hersteller wenden. Findet sich auch hier keine Lösung, kann die zuständige Kassenärztliche Vereinigung weitere mögliche Schritte prüfen.

Datensicherheit im nächsten Teil am 30. November

Mitunter sind Patientinnen und Patienten, aber auch Ärztinnen und Ärzte um die Datensicherheit beim eRezept besorgt. Im nächsten Teil der eRezept-Serie wird es deshalb um die technische Infrastruktur gehen, mit der eine Verordnung vom PVS auf den eRezept-Server übertragen und von den Apotheken abgerufen wird.