Die häufigsten Fragen rund um die elektronische Patientenakte
27.03.2025 - Müssen Ärzte und Psychotherapeuten die ePA ihrer Patienten künftig routinemäßig checken? Oder was ist bei besonders sensiblen Daten zu beachten? Rund um die elektronische Patientenakte gibt es eine Fülle von Fragen. Auf die zehn häufigsten geben die PraxisNachrichten im 13. Teil der ePA-Serie eine Antwort.
Frage 1: Muss die eGK zur Befüllung der ePA gesteckt sein?
Nein, sie muss nicht dauerhaft gesteckt sein. Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erhält die Praxis für 90 Tage Zugriff auf die ePA des Patienten. Die Zugriffsberechtigung bleibt also bestehen, wenn die Karte nicht mehr im Lesegerät steckt. Das ist hilfreich, da zum Beispiel Dokumente bei Bedarf für den Patienten auch später noch eingestellt werden können. Kommt der Patient erneut in die Praxis und seine eGK wird eingelesen, verlängert sich die Berechtigung wieder um 90 Tage.
Frage 2: Müssen Patienten in der Praxis eine PIN eingeben?
Nein, Patienten müssen zu keinem Zeitpunkt eine PIN eingeben, damit Praxen auf die ePA zugreifen dürfen. Es stimmt aber, dass Patienten bei erstmaliger Anmeldung in der ePA-App ihrer Krankenkasse eine PIN benötigen. Die PIN erhalten sie bei ihrer Krankenkasse. Über die ePA-App können sie beispielsweise eingestellte Dokumente verbergen, sodass nur sie diese sehen können, oder die Zugriffszeit der Praxis beliebig verlängern oder verkürzen, auch ohne in der Praxis zu sein.
Frage 3: Müssen Ärzte die ePA routinemäßig checken?
Nein, Ärzte und Psychotherapeuten sind nicht verpflichtet, routinemäßig und anlasslos in die ePA ihres Patienten zu schauen. Aus dem Patientengespräch können sich Gründe für eine Einsicht in die ePA ergeben. Zum Beispiel, wenn eine Patientin auf einen aktuellen Befund hinweist, der in der ePA steht. Dann kommt der Arzt mit der Einsichtnahme seiner ärztlichen Sorgfaltspflicht nach.
Frage 4: Müssen Patienten der Befüllung ihrer ePA schriftlich zustimmen?
Eine Einwilligung per Unterschrift ist nur bei Ergebnissen genetischer Untersuchungen erforderlich. Das bedeutet, Ärzte dürfen die Ergebnisse solcher Untersuchungen nur in der ePA speichern, wenn der Patient dem explizit mit seiner Unterschrift zugestimmt hat, auf Papier oder in elektronischer Form. Bei allen anderen Dokumenten wie Befundberichten und eArztbriefen gilt: Ärzte und Psychotherapeuten informieren ihre Patienten mündlich oder per Praxisaushang, dass sie diese einstellen. Einen entsprechenden Aushang zum Ausdrucken stellt die KBV bereit (siehe „Mehr zum Thema“).
Frage 5: Was ist bei besonders sensiblen Daten zu beachten?
Bei hochsensiblen Daten insbesondere bei psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen und Schwangerschaftsabbrüchen sind Praxen verpflichtet, die Patienten auf ihr Recht zum Widerspruch hinzuweisen und einen etwaigen Widerspruch zu protokollieren. Der Hinweis kann ebenfalls mündlich oder per Praxisaushang erfolgen. Besondere Einwilligungsvoraussetzungen gelten bei Daten aus genetischen Untersuchungen oder Analysen nach dem Gendiagnostikgesetz. Hier ist eine explizite Einwilligung des Patienten erforderlich, die schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen muss.
Frage 6: Gehört jede Erkrankung in die ePA?
In die ePA gehört das, was Ärzte und Psychotherapeuten heute schon an Kolleginnen und Kollegen berichten und was für diese von Interesse sein kann. Das kann zum Beispiel der Befundbericht nach einer ambulanten Operation oder einer Koloskopie sein. Es muss also nicht jede Erkrankung, jeder Patientenkontakt oder jede Untersuchung in der ePA festgehalten werden. Eingestellt werden müssen Arztbriefe, Befundberichte etc. zudem nur, wenn der Arzt oder Psychotherapeut sie in der aktuellen Behandlung erhoben hat und die Dokumente elektronisch vorliegen – und der Patient darf nicht widersprochen haben.
Frage 7: Werden Daten aus dem PVS automatisch hochgeladen?
Es werden keine Daten oder Dokumente aus der Behandlungsdokumentation eines Arztes oder Psychotherapeuten automatisch – also ohne deren Zustimmung und Zutun – in die ePA hochgeladen und dort abgelegt. Es kann allerdings sein, dass Softwarehersteller solche Funktionen in das ePA-Modul integriert haben, um das Befüllen der Akten zu erleichtern. Ein Beispiel ist die elektronische AU-Bescheinigung. Möchte ein Patient jede AU-Bescheinigung („Durchschlag“ für den Patienten) in seiner ePA abgelegt haben, könnte der Arzt die Funktion aktivieren, damit die AU-Bescheinigung automatisch hochgeladen wird.
Frage 8: Ersetzt die ePA die Behandlungsdokumentation?
Nein. Ärzte sind nach Gesetz und Berufsordnung weiterhin verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen über die Behandlung ihrer Patienten zeitnah festzuhalten – elektronisch oder auf Papier. An dieser Pflicht zur Behandlungsdokumentation ändert sich mit der ePA nichts. Das gilt auch für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.
Frage 9: Erhalten Praxen Arztbriefe weiterhin direkt?
Die ePA ändert nichts an der innerärztlichen Kommunikation. Ärztinnen und Ärzte übermitteln Befunde oder Arztbriefe wie bisher an den weiterbehandelnden Kollegen – beispielsweise mit dem Kommunikationsdienst KIM. Neu ist, dass sie diese Unterlagen zusätzlich in die ePA einstellen. Das gilt auch für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.
Frage 10: Können die Krankenkassen die ePA ihrer Versicherten einsehen?
Die Krankenkassen haben keinen Zugriff auf Daten in der ePA. Sie können also weder auf abgelegte Befundberichte noch auf die Medikationsliste zugreifen. Sie sind allerdings verpflichtet, auf Wunsch der Versicherten Dokumente einzupflegen, zum Beispiel ältere Papierbefunde. Außerdem müssen sie Informationen zu den vom Versicherten in Anspruch genommenen Leistungen in der ePA bereitstellen, so auch die Abrechnungsdaten von Ärzten und Psychotherapeuten. Versicherte, die das nicht wollen, können dem widersprechen.
Weitere FAQ
Ob zum Befüllen der ePA, zur Einsichtnahme oder zu den Informationspflichten von Praxen – über 100 weitere Fragen und Antworten rund um die elektronische Patientenakte finden Interessierte auf der KBV-Themenseite (siehe „Mehr zum Thema“).
