Vertragsärztinnen und -ärzte sind verpflichtet, die Krankenkassen über eine Arbeitsunfähigkeit ihrer Versicherten zu informieren. Für die Übermittlung nutzen sie die TI, direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus mit Hilfe eines KIM-Dienstes.

Die AU-Daten für die Arbeitgeber stellen die Krankenkassen elektronisch zum Abruf bereit. Voraussetzung dafür ist, dass Patientinnen und Patienten ihren Arbeitgeber über ihre Krankschreibung informiert haben. Dazu sind sie weiterhin verpflichtet.

Patientinnen und Patienten erhalten einen Papierausdruck für sich als Information darüber, wie lange sie krankgeschrieben sind. Dieser muss jedoch nur auf Wunsch der Patientin oder des Patienten unterschrieben werden. Auch die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber müssen Praxen nur in Ausnahmefällen auf Patientenwunsch ausdrucken. 

Das PVS unterstützt Ärztinnen und Ärzte dabei, die AU-Daten elektronisch zu verschicken. Das soll in der Praxis genauso komfortabel geschehen wie bisher das Bedrucken des Papierformulars (beispielhafte Umsetzung):

• AU im PVS aufrufen und befüllen
• Daten elektronisch signieren
• "Drucken und Versenden" auswählen und anklicken
• im neuen Fenster "Bestätigen" anklicken
• PVS startet elektronische Übermittlung an die Krankenkasse
• Ausdruck für Patienten erstellen

Im Gesundheitswesen ist für die elektronische Unterschrift die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgesehen. Sie hat ein sehr hohes Sicherheitsniveau: Ärzte und Psychotherapeuten müssen dafür nicht nur den elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch eine PIN eingeben. Da das im normalen Praxisalltag viel Zeit kostet, gibt es dafür praxistaugliche Lösungen:

• Komfortsignatur: Bei diesem Verfahren können Ärztinnen und Ärzte mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer PIN für einen bestimmten Zeitraum nach und nach jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Soll ein Dokument signiert werden, müssen sie dies nur noch bestätigen. 
  Die KBV empfiehlt für die eAU die Komfortsignatur, da die Daten sofort unterschrieben und versandt werden können. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung, die aufgrund einer TI-Störung möglich sind, werden sofort erkannt, und der Arzt kann dem Patienten auch den Ausdruck der Ausfertigung für die Krankenkasse mitgeben. 
• Stapelsignatur: Ärztinnen und Ärzte können mit der Stapelsignatur mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. Sie signieren hierbei einmal mit ihrem eHBA und ihrer dazugehörigen PIN den gesamten vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel, zum Beispiel am Ende eines Praxistages.
  Bei der eAU wäre das möglich, da es ausreicht, alle an einem Tag gesammelten AU-Bescheinigungen einmal täglich an die Krankenkassen zu senden. Sollte jedoch bei einer Störung der TI das Ersatzverfahren notwendig werden, wäre das für die Praxis aufwendiger. 

Für die eAU benötigen Praxen einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI).

Daneben sind folgende Komponenten in der Praxis notwendig:

• KIM-Dienst: Dieser E-Mail-Dienst, den ausschließlich TI-Teilnehmer nutzen dürfen, wird für den sicheren Versand benötigt. Verschiedene Dienste sind verfügbar, darunter der KIM-Dienst der KBV: kv.dox.
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) mindestens der Generation 2.0 für die qualifizierte elektronische Signatur.
• Praxisverwaltungssystem-Update für eAU: Für weitere Informationen sollten Praxen sich an ihren PVS-Hersteller wenden. 
• zusätzliches E-Health-Kartenterminal: Um die Komfortsignatur nutzen zu können, ist möglicherweise ein weiteres Kartenterminal notwendig. Praxen sollten mit ihrem IT-Anbieter klären, wie die Komfortsignatur in ihrem Fall umgesetzt werden kann. 

weitere Informationen zur TI-Ausstattung

Mit dem Krankenhauspflegeentlastungsgesetz (KHPflEG) hat der Gesetzgeber entschieden, die Finanzierung der TI-Ausstattung für Praxen neu zu gestalten. Ab 1. Juli 2023 erhalten Praxen eine monatliche TI-Pauschale, abhängig von Praxisgröße, Ausstattungsgrad, Zeitpunkt der Erstausstattung und Zeitpunkt des Konnektorentauschs. Das BMG hat diese Pauschalen per Rechtsverordnung festgelegt. Mit dieser Pauschale sollen alle Kosten abgedeckt sein, die Praxen durch die TI entstehen. 

Voraussetzung für den Erhalt der TI-Pauschale ist laut BMG-Verordnung der Nachweis durch die Vertragsarztpraxis, dass sie die folgenden Anwendungen in der jeweils aktuellen Version unterstützt. Fehlt eine dieser Anwendungen, wird die Pauschale um 50 % gekürzt. Fehlen zwei oder mehr Anwendungen, erhält die Praxis keine Pauschale: 

• Notfalldatenmanagement (NFDM)/elektronischer Medikationsplan (eMP)*
• elektronische Patientenakte (ePA)
• Kommunikation im Medizinwesen (KIM)
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)*
• ab dem 1. März 2024: elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
• ab dem 1. Januar 2024: elektronische Verordnungen (eRezept)*

Für die mit * gekennzeichneten Anwendungen können die Kassenärztlichen Vereinigungen Ausnahmen festlegen, und zwar für Facharztgruppen und Psychotherapeuten, die diese Anwendungen im Regelfall nicht nutzen können, z.B. für Psychologische Psychotherapeuten die eAU und das eRezept. Sie müssen diese Anwendungen nicht vorhalten, um die volle Pauschale zu erhalten. 

Ausnahmen sind ebenso bei Fachärzten möglich, zum Beispiel bei Anästhesisten, die an unterschiedlichen OP-Standorten tätig sind. Denn auch sie können keine AU-Bescheinigungen und Verordnungen ausstellen, sofern sie nur mit einem mobilen Kartenterminal im Einsatz sind.
 

Neue Finanzierung der TI

Das Arbeitgeberverfahren zur eAU betrifft auch Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten, die Personal beschäftigen. Auch sie müssen die AU-Daten bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen, sofern sie nicht selbst die AU-Bescheinigung für ihre Mitarbeitenden ausgestellt haben.

Zum Abruf der Daten benötigen sie eine zugelassene und datenschutzkonforme Software. Praxen, die einen externen Dienstleister mit dem Personalmanagement beauftragt haben, sollten prüfen, ob der digitale Abruf der AU-Daten dort erfolgt. 

Die Umstellung auf das elektronische Verfahren betrifft nur die AU-Bescheinigung, die in der Vergangenheit auf dem „gelben Schein“ (Muster 1) ausgestellt wurde. Bei Privatversicherten, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland oder der Ausstellung von Bescheinigungen bei Krankheit eines Kindes (Muster 21) bleibt es vorerst beim bisherigen Verfahren und bei der Vorlagepflicht der Beschäftigten.
 

Informationen der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände

Seit Beginn des Jahres 2023 muss der Ausdruck für den Arbeitgeber nicht mehr regelhaft erstellt werden. Vertragsärztinnen und -ärzte müssen die AU-Bescheinigung für den Arbeitgeber nur noch in Ausnahmefällen auf Wunsch der Patientin oder des Patienten ausdrucken. Dies ist insbesondere für Arbeitslose, Studierende und Schülerinnen und Schüler wichtig, da hier noch kein digitaler Empfang der Arbeitgeberdaten möglich ist. Das Ausstellen des Arbeitgeberausdrucks im Bedarfsfall ist in den Versicherten- bzw. Grundpauschalen enthalten.  

Bei Nicht-GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) zeigt Ihr PVS Ihnen an, dass die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Für diese Patienten kommt bis auf Weiteres das Ersatzverfahren zum Einsatz, d. h. Sie drucken die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte aus und geben diese dem Patienten oder der Patientin mit. Auch Auslandsversicherten müssen die Ausdrucke mitgegeben werden, da hier keine digitale Übermittlung der Daten möglich ist.

Die mithilfe des PVS erzeugten Ausdrucke können wahlweise im Format A4 oder A5 erzeugt werden. Die Ausdrucke müssen gut lesbar sein. Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheidet die Arztpraxis. In den meisten Fällen dürfte ein Laser- oder Tintenstrahldrucker die wirtschaftlichste Option sein. Das Papier muss von den Praxen selbst beschafft werden. Spezielles Sicherheits- oder Signaturpapier ist dafür nicht notwendig; Praxen können normales Druckerpapier verwenden.

Der digitale Datensatz wird vor dem Versand mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) signiert. Um nicht bei jedem Vorgang die PIN eingeben zu müssen, können Sie per Stapelsignatur signieren, d. h. es werden zum Beispiel abends alle eAUs gleichzeitig signiert und versandt. Alternativ können Sie die Komfortsignatur nutzen. Hierfür geben Sie einmal die PIN ein und haben dann eine gewisse Anzahl von Signaturen ohne PIN-Eingabe freigeschaltet. Wir empfehlen die Nutzung der Komfortsignatur, da die AU-Daten in diesem Fall sofort versandt werden und mögliche technische Probleme direkt erkannt werden können. Hierdurch kann ein für die Praxis aufwändigeres Ersatzverfahren vermieden werden (siehe hierzu „Was ist, wenn die digitale Übermittlung vorübergehend nicht möglich ist?“). Wenn der eHBA wegen technischer oder sonstiger Probleme, die nicht in der Verantwortung des Arztes oder der Ärztin liegen, nicht genutzt werden kann, darf mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

Ja. Auch ein Vertretungsarzt muss über einen eigenen eHBA verfügen, damit er alle vertragsärztlichen Tätigkeiten ausführen kann, wie das Ausstellen von eAU und eRezept sowie die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes, die alle eine elektronische Signatur mittels eHBA erfordern.

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Wenn der Patient oder die Patientin noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus. Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten. Hat der Patient oder die Patientin die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse versenden. In einem solchen Fall kann sie dafür die GOP 40130 abrechnen. Um dieses für die Praxen aufwändigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt.   

Für die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Rahmen von Hausbesuchen können Sie vorab in der Praxis unbefüllte Ausdrucke aus dem PVS erstellen. Diese können dann beim Hausbesuch händisch befüllt werden. Die Daten übertragen Sie später in der Praxis in das PVS und schicken sie digital an die Krankenkasse. Alternativ können Sie erst nach dem Hausbesuch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis erstellen und die beiden Ausdrucke per Post an den Patienten versenden. Hierfür kann die GOP 40131 abgerechnet werden. 

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die bei Hausbesuchen ausgestellt werden, muss die Übermittlung der Daten an die Krankenkasse bis zum Ende des folgenden Werktages erfolgen. Wenn Sie also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, haben Sie bis Montagabend für die digitale Übermittlung der Daten an die Krankenkasse.         

Auch bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die den Zuständigkeitsbereich der gesetzlichen Unfallversicherung berühren, erfolgt die Übermittlung der AU-Daten digital an die gesetzliche Krankenkasse. Die Krankenkasse leitet bei Bedarf die Daten an die zuständige Berufsgenossenschaft weiter.